此次疫情让远程办公成为一时的热点, 引发了企业未来运营管理的深思, 如何实现高效远程办公就成为了非常有价值的课题. 本文是对 TVP 张善友老师的直播演讲整理, 将分享远程办公的三个关键点: 信任, 生产力工具和安全问题, 并展示基于腾讯产品搭建中小企业数字化之旅.「TVP 思享」专栏, 凝结大咖思考, 汇聚专家分享, 收获全新思想, 欢迎长期关注.
因疫情阻挡, 2 月 3 号开工当天, 全国企业基本上都采用了延长休假或者远程办公的手段来完成工作.
微博, 微信公众号, 知乎, 等各个渠道都涌现了一大波关于远程办公的感受和吐槽, 我这里也截取了一些相关的图片, 很形象得反映了当下的这一境况:
不管是员工还是企业老板, 大家在没有做好准备的情况下, 被硬推上远程办公后产生了各种 "水土不服".
其实远程办公早已不是一个新鲜的事物了, 全世界有非常多的企业都在远程办公, 特别是很多跨国企业. 它们在全球各个地方都有分支机构, 一个团队的成员可能会横跨多个地区, 所以要进行远程的协作.
远程办公分为两个部分, 远程和办公. 它主要是指的通过互联网技术, 实现非本地的办公.
很多跨国企业, 例如在美国, 中国, 印度不同地区的团队要进行协作, 就需要通过互联网工具实现远程办公. 现在有很多刚在硅谷成立的小公司, 从一开始就产生了这种远程办公的文化.
这次的疫情让远程办公成为一个火热的方向, 引发了社会对未来新型工作方式的思考, 或许以后很多工作都要以远程办公这样的方式来完成了, 接下来就让我们一起来揭开远程办公的神秘面纱.
一, 远程办公的基石 -- 信任
信任是我们是做任何事情的基础, 只有互相信任, 才能够很好地合作.
如果相互之间缺乏信任, 肯定会出现前文提到的 "众生相" 的情况. 例如老板强制要求员工打卡, 担心员工偷懒不做事, 而员工又认为公司要求苛刻, 不近人情. 在这样的情况下, 就很难执行远程办公了.
远程协作过程中存在多种角色, 不管是员工和管理者, 还是团队内部和团队之间, 都要建立良好的互信, 只有这样才能更好完成工作所需.
在传统的本地的办公室, 员工之间低头不见抬头见. 而在远程. 相互之前可能相隔几千里, 甚至面没见过面, 如何建立信任关系呢?
要建立起远程同事之间的信任关系, 就要提高整个工作的透明度.
对员工来说, 他要明白老板做事的目的, 对于老板来说, 也要对员工的工作内容有深入了解. 同样地, 对于内部的同事以及团队和跨团队之间的合作, 这些信息都要能够了解.
这里面最重要的就是要提高工作的透明度.
以我们公司使用的腾讯 TAPD 为例, 常被用来做研发类的项目, 但它的功能不仅仅于此.
不管是沟通方面的工作, 还是研发的, 亦或是其他事务, 都可以用到 TAPD. 每个任务的各项细化, 进展都可以在上面清晰的展示出来, 保证了工作的透明度.
围绕着办公室里的角色, 员工需要处理以下三种关系:
员工与老板之间的关系, 团队内部人员之间的关系, 以及团队与团队之间的关系.
那么如何在这三个方向之间建立良好的互信呢?
首先, 员工和老板之间的关系是最重要的, 也是和与我们每个人关系最密切的.
作为员工要和老板沟通自己的工作目标和老板的期望值. 我的业务目标是什么? 业务的优先级是什么? 老板对你的期望值又是什么? 业务进展情况怎么样? 业绩完成怎么样? 过去的一周到两周, 为完成目标做了哪些努力?......
整个过程中要有一个详细的工作计划. 这些工作计划里面要标注一些重点内容.
比如: 具体要做哪些事情, 它们大概要占多少时间? 以及在完成这些工作过程中需要哪些帮助等.
通过这样透明化的方式, 能够增进互相之间的理解, 建立起信任关系.
对于团队成员之间, 要确保内部工作的时候, 团队成员能够互相找到对方, 也能够了解双方的工作计划和习惯.
比如常见的即时通讯工具, 如企业微信, 钉钉等, 可以设定状态为在线或离线. 如果有急事需要离开工作状态, 可以向团队说明原因, 然后将状态设置为离线, 等做完事情回来以后, 再设为在线状态.
这样员工的工作状态, 就能很好的被团队其他成员所了解.
当然员工还可以通过一些平台, 如 TAPD,Outlook 等, 将一些保密性不是特别强的事项共享给团队的其他成员. 其他成员能够查看你的工作安排, 任务目标等信息, 增强了彼此之间的协作和了解.
二, 远程办公的关键 -- 生产力
远程办公的关键是: 需要用互联网的技术来解决远程办公存在的生产力问题.
生产力主要包括两种, 个人的生产力以及团队的生产力. 在远程办公的环境下, 容易受到很多因素的影响.
作为个人, 不能因为在家里办公或者异地办公, 就可以随心所欲的处理办公时间.
应该要保持和公司上班一样的作息时间, 特别是在家里, 可能缺少独立的办公空间, 或者容易被家里其他成员打扰.
团队生产力需要解决的是团队协作的问题. 团队成员之间要互相协作, 协作过程中的日常沟通, 会议讨论, 文档协作, 团队士气都是非常重要的.
如下图所示, 我列出了一些工具, 能够很好的帮我们解决这些问题. 其中我用的比较多的是 Teams, 企业微信, 腾讯会议, Office365, 腾讯文档和乐享, TAPD 等这些工具.
在整个远程办公过程中, 要提高个人的生产力, 就要能够处理好上文提到的几个方面. 包括家里人的支持理解, 作息时间的规律等.
最好能够有单独的工作空间, 如果没有话, 在一个安静独立的地方办公也是可以的.
另外还可以积极使用一些非常实用的 IT 工具. 以我自身为例, 我习惯使用企业微信, TAPD, 腾讯文档, 腾讯乐享这些工具来辅助提升公司整体的个人生产力.
除了提升个人生产力, 当我们需要和其他的同事进行协作完成任务的时候, 在协调过程中, 可能会涉及到不同部门的同事, 同事之间相隔在不同的地区.
这种情况下, 如何来做远程的问题的讨论和协作呢?
假设一个场景, 老板发来一个任务: 今年由于疫情原因无法按时复工, 需要实行远程办公. 让你组织公司所有的人参与远程办公?
对于这样的一件事情, 就需要和 HR, 行政, IT 的同事们来组织一个虚拟的团队, 来制定远程办公的计划.
那么首先要把相关的的人拉到一起, 建立一个虚拟团队, 常见的处理方法就是用企业微信创建社群.
把这些相关的人拉到企业微信群以后, 就可以通过会议来进行讨论. 企业微信里的会议功能, 腾讯会议都能够快捷实现, 同样还可以用视频会议的方式来进行讨论, 非常方便.
所有讨论的过程和内容, 最后都要做会议的记录, 包括文档后续的一些讨论, 还有包括协同的一些编辑都要保持在同一个空间里面, 这非常重要.
比如说可以用腾讯会议来做一场会议, 用 TAPD 来建立这样的虚拟项目内容. 用以共享还可以把会议记录记在腾讯文档里, 分享到企业微信群里, 让大家一起协同编辑.
后面持续的一些讨论, 可以继续在 TAPD, 腾讯文档, 腾讯会议以及企业微信里面去更新和共享.
协同编辑非常重要, 相关的人可以同步的完成对应的工作. 比如 TAPD, 大家完成自己的任务去更新, 这样就能够一目了然的看到整个项目团队的运作情况, 非常透明.
不管是会议的重要内容, 还是最后讨论的结果, 都要能够在同一个空间, 比如企业的微信群里, 投入并被大家所使用.
创建虚拟的团队, 可以用企业微信, 钉钉, 或者微软的 Teams 等, 这类工具都可以快速的创建一个虚拟的团队, 把所有成员都拉进来.
在这个过程中, 要能够高效的进行线上的合作, 让员工保持愉悦的办公心情, 这样团队士气才能够凝聚起来, 士气才能够高涨.
如果整体沟通的效率非常低, 可想而知, 团队的士气是非常低落的.
三, 远程办公的底线 -- 安全
除了要解决远程办公团队之间的协作问题. 我们还需要注意, 在整个远程办公过程中另一个非常重要的点: 安全问题.
如何保证远程办公中的信息和数据安全呢?
首先我们要对数据安全有足够的敏感度, 比如说一些加密, 敏感的数据, 是不能把它随意丢到公开的社群里面的.
比如要开一个会议, 也不是随意找一个工具来开启视频会议就可以的. 还应该评估一下这个工具是否有加密功能? 我会议的整个过程是否能被别人截取? 等等.
针对以上这一点, 腾讯会议这样工具做得就非常好, 它里面对会议的全程都做了加密.
另外一个还要确保每位员工使用的是公司 IT 推荐的合规安全的沟通渠道, 能够很大限度减少安全问题.
关于远程办公如何安全接入内网, 现在大概有如下 4 种方案:
这四种方案, 前面三种都会有各种各样的问题出现, 很可能就会有文章最开始截图中的各种抱怨, 沟通不畅等事情发生.
比如对于软件开发, 如果大家都用云桌面 / 堡垒机去连接内网的话, 带宽的消耗会非常大.
大家应该都有印象. 在开工第一天, 不管是腾讯会议还是钉钉等, 很多的视频会议软件, 都因为流量太大, 用户太多, 导致整个系统的崩溃.
比较普遍还有, 通过内网映射到外网, 或者一些代理软件, VPN 工具之类. 这些也都存在着安全风险.
而用软件定义的方式就不需要受此限制, 比如腾讯的 iOA 平台做的就很好.
不管是企业微信, 乐享, 还是腾讯会议这些工具, 全部都使用企业微信的 SSO 功能, 来保证应用的使用都得到授权, 保证安全.
此外对于共享展出的信息, 也可以在乐享里将所有的页面和文档内容进行加密, 包括加水印等各项安全措施. 如果资料泄露出去的话, 也是有办法追踪到的.
下面以我自己的公司为案例, 来为大家分享如何用腾讯的产品来构建的一个数字化的企业.
因为我在腾讯工作很多年, 所以对腾讯产品比较熟悉, 当自己出来成立一家公司的时候, 特别是对小企业来说, 我还是倾向于用腾讯的这些产品作为公司的运营工具, 把员工和事务都串起来, 成为公司远程办公的实施方案.
成立一家公司, 需要去做工商注册. 工商注册之后, 就有了一个营业执照. 可以通过营业执照去认证企业微信公众号.
认证完之后, 可以去开通企业微信和微信支付. 如果是没有认证的企业, 微信只能承载 200 人, 认证完之后, 才可以提高人数.
除了企业微信, 包括微信支付, 企业邮箱也同样如此. 只有经过认证, 才能进一步扩容.
当微信公众号认证后, 企业微信和企业邮箱也都可以通过微信公众号进行认证.
我们开会的时候可以用到腾讯会议, 可以用 PC 的客户端, 也可以用小程序来启动, 非常方便.
腾讯会议还能考虑到远程办公环境的差异, 添加了很多 AI 的功能, 比如可以智能去除开会的背景等.
一个企业有很多的知识需要管理, 企业在发展的过程中会积累很多的知识, 比如很多经营, 项目方面的经验, 这些都是企业宝贵的财富, 可以通过腾讯的乐享有效地管理这些知识.
TAPD 是腾讯内部做研发管理所用的工具, 它其实不仅仅可以做研发管理, 也可以做我们日常工作上的沟通协调工具.
我的公司也是这样使用的, 不仅仅用来做研发管理, 还用它作为公司的协作工具. 目前 TAPD 企业版也是对外免费开放, 感兴趣的朋友可以去申请.
还有腾讯文档, 可以完成 Word,Excel,PPT 等文档的在线编辑, 还可以通过腾讯文档进行多人共享和协作编辑.
另外想要共享一些比较大的文件, 可以借助腾讯微云这样的智能云盘. 可以把照片, 一些大文件, 包括本地文件的备份都可以存到微云中来.
这样就能通过企业微信把所有这些产品全部串连起来, 大家在使用这些产品的时候, 都用企业微信作为单点登录的工具, 不管是任何时间, 任何地点都能完成工作上的无缝衔接.
四, Q&A
Q: 远程办公局限性是不是特别大? 沟通交流会不会拖慢项目或办事的效率?
A: 如果运作顺畅的话, 其实是不会的. 为了达到整个团队沟通交流的顺畅, 需要借助前文提到的生产力工具帮我们解决这些问题, 当然在这些工具的使用过程中还要形成一种良性的远程办公文化. 这个过程一开始可能会受到一些影响, 需要逐步去磨合, 筛选合适的工具提高生产力.
Q: 按您说的企业一套部署下来需要花费多少?
A: 我的公司目前规模较小, 所有产品配套下来是没有任何花费的. 腾讯的这一套工具对小企业来说, 基本上都是免费的. 对大型的企业, 可能会存在企业版的费用. 由于今年的疫情情况, 企业版很多都开放了半年的免费使用权限, 大家可以去体验.
讲师简介
张善友, 腾讯云最具价值专家 TVP, 深圳市友浩达科技有限公司 CTO.2001 年毕业于兰州大学数学系, 专注于. NET 平台上的跨平台开发, 推崇开源文化, 使用开源软件构建跨平台的软件系统, 运营微信公众号 "dotNet 跨平台" 和 "移动开发和人工智能", 推广和普及. NET 技术在企业业务开发的应用和云原生应用开发. 从事. NET 平台开发 19 年, 业余爱好写作, 在个人技术博客上撰写了大量的系列技术文章, 被外界尊称为张队长, 同时在腾讯云 + 社区开设专栏.
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来源: https://www.qcloud.com/developer/article/1587582