原文丨强大的小萌萌(专题推荐作者)
[学] @玩转职场攻略
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最近迷上了《我和我的经纪人》这档综艺, 每到吃饭的时候就忍不住要看一下, 迷它不是纯因为想寻开心, 而是从中 Get 到了看综艺的新角度 -- 学习职场规则.
比如在 5 月 5 日的那期节目中, 张雨绮在 "壹心娱乐" 做实习生, 最后一天, 老板让她在会议上跟大家分享几天实习工作的感受, 会上分享的这段就体现出了一条职场真相: 工作后一定要做复盘, 这也是我今天想说的主题.
张雨绮在分享中提到了几件事情:
第一件: 第一天她作为杨天真的助理, 光是点外卖这么简单的小任务就遇到了麻烦. 明明中午 11:30 就下了单, 但是送餐的外卖小哥却怎么也找不到地方, 虽然期间想了各种办法, 但是还是没能改变外卖很晚才送来的事实.
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她反思到: 应该准备一个备选方案的, 可以看看在旁边买一点别的东西先送上去给老板吃.(杨老板必须准点吃饭, 不然血糖会不稳定)
第二件: 在几天的工作中, 发现大家都很忙, 而且大都在做需要多方沟通合作的工作.
她反思: 自己之前是一个总喜欢变来变去的人, 这就会给工作人员造成困扰. 她的一个改变, 有可能导致各个端口的人都要反复修改流程. 所以决定以后 "一言要顶千金, 说出去的话不能变." 这样就能帮大家节省很多工作时间.
第三件: 有一个任务是修改杨老板的 PPT, 起初觉得 PPT 的内容很难做, 因为需要针对原始 PPT 给到老板针对性的建议. 最终杨老板看完却很高兴, 因为自己确实从不同的角度提出了建设性的意见.
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她反思到: 工作中一定要敢于跟领导提出建议, 有建议在就会让领导觉得是对他的启发或者引导, 提出见解和表达自己的观点是在工作中非常重要的事情.
你会发现张雨绮在说自己的工作感悟时, 每件事情不仅谈了做事的过程和感受, 还提到了自己的反思, 以后应该怎么做.
所以在会议最后, 品牌中心的总监非常感动, 总结道: 没想到即使是点个餐或者做一个 PPT, 张雨绮都可以有这么多的归纳总结, 本来以为她是来玩玩的. 职场中最重要的, 就是做事后你有没有学会举一反三, 让它以后可以更好. 只有真正对每个工作进行思考你才会得到有效成长.
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不管这段综艺是不是演的, 但道理却是真的, 领导就是喜欢懂得反思的员工. 这里面说的反思和思考能力就是我今天要说的复盘能力.
复盘在职场中非常重要, 不管是大事小事, 事后必须要做复盘, 这样我们才能每天以昨天为基础向上成长.
一, 复盘真的那么重要吗?
复盘是围棋中的一种学习方法, 下完一盘棋之后, 要重新摆一遍, 看看哪里下得好, 哪里下得不好, 好与不好, 都要进行分析和推演.
柳传志曾经说过, 一件事情做完后无论成功与否, 坐下来把当时预先的想法, 中间出现的问题, 为什么没达成目标等因素整理一遍, 在下次做同样的事时, 自然就能吸取上次的经验教训. 这就是复盘.
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而在实际的工作中, 我们却很少做复盘, 有多少人是在每天重复着固定的工作, 却极少从中提炼出最佳的行为模式呢?
复盘有多重要? 举个工作中的实际案例吧.
假如在你的工作中, 有一项任务是 "为活动招募的人员建群及进行群管理". 这个工作看上去很简单, 貌似只要建个微信群把人拉进去就可以了, 但实际上想做好却并非如此, 需要考虑很多相关的问题: 在什么时间建群? 建群以后发给大家什么介绍? 活动以后这个群要怎么维护? 等等.
如果每次你都是想当然的去做这些事情, 过程中就难免会有疏漏, 工作效果也会参差不齐. 比如微信群早一天拉人晚一天拉人其实都是有讲究的, 拉得太早会增加自己的工作量, 太晚又会影响客户的体验感.
所以想要每次都把这项工作做到 90 分以上, 就要在每一次工作后进行复盘, 总结出规律, 最好是整理出一张工作流程图来规范拉群工作的步骤和标准.
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就像上图这样, 有了这样的工作流程图, 以后面临同样的问题就可以按照流程图的顺序和标准来做事. 这样就减少了工作过程的思考时间, 也防止了工作上的疏漏.
假如你以后不再负责这个, 需要把这项工作交接给其他人, 那到时候也不用多费口舌, 只要把一张流程图交给对方看就可以了, 接手你工作的人也会因为这张图少走很多弯路.
复盘的好处是, 你可以让自己的工作更加标准化, 减少犯错的几率, 很大程度上提升自己和合作者的工作效率.
二, 怕忘记复盘?**** 纳入 PDCA 工作循环法
复盘虽然很重要, 但职场人的日常工作量大, 很容易忘记复盘. 所以推荐给你一个 PDCA 工作循环法, 任何工作按照这个模型去走, 就可以很好地进行质量管控. PDCA 循环的内容是将工作分为四个阶段:
P:Plan, 计划 (目标, 活动规划确定)
D:Do, 执行(根据具体方案运作, 实现计划)
C:Check, 检查(总结执行计划的结果, 分清哪些对, 哪些错)
A:Act, 处理(对检查结果进行处理, 把成功经验纳入标准. 进行失败总结, 引起重视. 没解决的, 提交给下一个 PDCA 循环)
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在实际的工作中, 我们通常很擅长做前面两步, 也就是计划和执行的部分. 但却忽略了后期检查和处理的环节. 这里的检查和处理正是复盘的工作.
PDCA 不是运行一次就结束, 而是周而复始的进行, 一个循环完了, 解决一些问题, 未解决的问题进入下一个循环, 这样阶梯式上升, 让一个工作越来越好.
这个工作模式在《我和我的经纪人》中同样有所体现, 就是最新两期琪仔为白宇筹备生日会的内容, 我们现在将这个工作分解一下来看. 首先是前两项:
P, 计划: 琪仔前期做了详细的生日会计划.
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包括日程排期, 场地选择, 舞台呈现, 现场的布局, 活动流程等等.
D, 执行: 生日会当天现场执行.
当天活动大体顺利, 但是有好几个部分出现了问题.
后来活动结束后, 杨老板和琪仔在办公室里专门就生日会开了一个小型复盘会, 其实做的就是 PDCA 工作循环中后面的两个环节:
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C, 检查: 首先回顾目标, 然后分析活动的失误.
将活动的 3 个最大失误, 在白板上列出来:
1, 现场的音频
2, 直播
3, 互动环节
而后分别分析 3 个失误的原因, 发现音频的问题是不可逆的, 所以暂时不管. 直播的问题, 需要前期准备一个预案. 至于现场互动的效果,"耳机听话" 那个环节其实可以更好, 这个游戏的选择并不适合现场情况.
A, 处理: 将上一步检查的结果成功的部分纳入标准, 失误的部分中可以调整的, 在下一次工作中进行改进.
虽然这次生日会出现了不少问题, 但是琪仔的进步还是很大, 通过复盘她更是将经验记录了下来.
所以说在工作中遭遇挫折的时候, 与其否认自己, 陷入无限的自责, 还不如把时间花费在复盘上, 让下一次的活动更加完美. 只有这样, 受挫的经历才不是白经历, 你也就会变得越来越强大.
三, 复盘的具体四个步骤
通过 PDCA 循环, 我们会让每一份工作都有一个从计划到复盘的闭环, 然而具体的复盘又应该怎么做呢?
联想公司是把 "复盘" 用到极致的公司, 他们给复盘总结了四个步骤: 1. 回顾目 **** 标. 2. 评估结果. 3. 分析原因. 4. 总结规律
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下面我就用一个真实的案例串一遍这四个步骤: 上周五小 A 在几位重要的公司领导面前做了工作汇报演示, 但分享得很糟糕, 就这件事情进行复盘.
1. 回顾目标
准确地回顾当初做事的目标是什么.
目标: 给各部门领导展示自己近半年的工作内容, 分享工作成果, 提出资源需求.
2. 评估结果
评估自己的工作结果, 看到收获和不足之处.
结果: 这次分享如果 10 分满分的话, 只能打 5 分, 不及格.
优点: 把近半年的工作进行了总结, PPT 做得很精美.
不足: 前期花费了大量时间在 PPT 制作上, 但是因为想展示的东西过多, 所以页数过多, 导致在规定时间 (每人 15 分钟) 内只说完了前面 5 页无关紧要的内容, 其他重要的成绩都没有展示. 而且因为不擅长做演讲, 整个分享过程很紧张, 一直照着幻灯片念.
总结不足之处主要是 3 个:
1 幻灯片的页数过多.
2 时间不够用, 没有汇报完.
3 当众表达不够精彩.
3. 分析原因
是什么原因让自己成功, 又是什么原因造成了不足?
不足原因分析:
1 幻灯片的页数过多.
2 时间不够用, 没有汇报完.-- 这两项都是因为没有提前做彩排, 匹配好演讲时间和内容造成的, 下次汇报的时候不仅要留出写 PPT 的时间, 还要留足演练的时间.
3当众表达不够精彩 -- 汇报的时候太紧张, 大脑一片空白, 只好照着幻灯片念词, 这就需要平时提升自己当众讲话的能力.
4. 总结规律
总结规律是最重要的一步, 通过总结规律形成标准. 比如上面提到过的工作流程图, 就可以很好地指导以后的工作.
总结出类似的汇报工作的工作流程和时间分配:
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最终总结出的规律, 最好是有一个类似流程图或清单的输出物, 这样下次在做相同工作时, 就有一个可视化的标准. 我们按照标准一步一步检验, 就可提高工作效率, 降低犯错几率.
比如我写文章, 为了让文章内容更容易让大众接受, 每次都会根据发文反馈做复盘总结. 我将复盘结果和在写作训练营中学到的知识结合到一起就形成了写作检查清单.
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每次写作时, 就可以对照着表格去进行检查, 看看自己是不是认真完成了每一项工作, 确保文章的输出质量. 如果你每天也都在做类似相同的工作, 复盘的作用就更大了, 你可以形成固定的流程检查清单, 帮你提高工作效率, 保证工作质量.
所以每次工作结束, 无论好坏输赢, 不要立即欣喜或者沮丧, 而是要静下心来做一次复盘.
最后总结一下, 今天分享了复盘的重要性和具体的方法, 用一张导图来帮你记忆.
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你在工作结束后会进行复盘吗? 欢迎留言跟萌萌聊聊你的职场故事.
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