前情提要:
某制造企业用 ERP 对日常运营基础数据进行管理, 但领导需要的报表还是需要在系统外进行编制. 随着公司发展, 数据越来越多, 报表数量也越来越多, 公式越来越复杂. 最麻烦的是, 当领导从一个报表发现问题时, 需要从另外的报表中找原因. 很多情况到最后还是拍脑袋做决定, 目前想寻找合适的 BI 工具来解决数据分析和可视化的问题.
Gartner 组织的 2019 CIO Agenda 报告显示, 综合全球 3102 名 CIO 的意见, 在 IT 领域将增加投入的首位是 BI / 数据分析解决方案(45%). 信息化, 数字化给企业带来的利好是空前的, 更多的企业未来在业务处理上会增加这方面的投入.
正如前情提要中的案例, 单纯利用报表管理系统很难回溯业务逻辑的前因后果, 也很难满足决策者真正的需求. 要挖掘数据价值并真正作用于决策, 选择合适的 BI 工具至关重要.
从 BI 概念提出到今天已有二十多年历史, BI 工具市场纷繁多样, 但不少企业在选择 BI 时仍存在诸多困惑. 日前,"CIO& IT 经理精英汇" 社群对此展开了热议, 不同行业的企业 IT 负责人发表了看法. 本文将围绕 BI 工具的选型展开, 为正在寻找 BI 的企业提供参考和帮助.
前期规划: 明确需求 盘活数据
一般来说在进行 BI 项目建设前, 需要做好充分的准备工作, 以便最大程度上规避风险. 首先要明确建设目标和具体的业务需求, 其次要考虑影响 BI 构建和实施效果的因素.
明确建设目标, 并进行清晰的描述和分解. 搞清楚借助 BI 工具要达到什么目的, 是一切工作的前提. 无论是为了实时的信息概览, 还是深入的数据分析, 抑或更清晰的决策支撑, 明确目标决定了你选择 BI 工具的重点. 另外还需要结合公司整体的产品路线图考虑, BI 工具是否符合整个工作的战略愿景.
细分用户需求, 并针对不同用户构建应用场景. 不同用户对于业务和数据的关注点肯定有所区别, 充分了解 BI 的使用人群, 使用频率, 使用目的以及需要的信息类型, 对 BI 的前期规划大有助益. 因此需要根据实际情况细分用户需求, 构建相应的场景. 例如: 为领导建设管理驾驶舱, 为相关业务人员设置业务指标分析模型.
规范数据的收集和管理. 影响 BI 实施效果的因素很多, 其中数据质量是重中之重. 在 BI 的建设过程中, 最基础也最有挑战性的工作就是数据收集和管理. 企业内部各部门之间由于管理方式, 核算方式, 使用系统的不同, 造成不同来源的数据无法进行汇总和分析. 这时数据标准化必不可少. 一方面对数据来源进行规范, 降低整体风险, 另一方面通过建立企业数据字典, 统一数据定义, 对数据质量进行甄别, 清洗, 从而提升数据价值密度.
CIO 观点:
1. 先捋清需求是什么, 是借助 BI 工具达成什么目的, 是规范数据, 还是功绩展示, 还是管理导向, 这个是前提.
2. 目前 BI 工具有很多, 如帆软, 微软, Tableau, 确认了目标和需求, 就是根据资金与规模确认厂商.
-- 李经理(某企业 IT 经理)
BI 工具的选型从三个业务角色来考虑.
1, 公司高层 -- 比如董事会, 他们关心展现出来的数据形式是否足够清晰和多样, 能否满足宏观和钻取查看下级数据.
2,IT 或信息流程部门 -- 重点关注的是 BI 产品的功能配置是否相对简单, 数据抽取的稳定性和产品的性能效率是否能够满足预期, 减少运维工作量. 另外的话就是数据查看的授权管理是否够细, 安全性监管是否完善.
3, 业务部门和人员 -- 他们关心的是是否能够减少他们填报数据的情况, 同时又能够在授权范围内快速获取数据.
-- 黄经理(震雄集团 IT 经理)
产品选择: 综合考虑基础指标
在明确需求前, 企业不能贸然上 BI, 一旦确定了目标, 选择 BI 工具也并非易事. 此处提供一些基础的参考指标来衡量选择.
BI 工具市场发展至今已非常繁荣, 可以说在竞争相当激烈的情况下, 市场占有率在很大程度上也说明了产品的优越性. 目前来说, 微软的 Power BI 和 Tableau 在国外市场是领航者. 而在国内市场, 据 IDC 发布的《2017 年中国商业智能 (BI) 市场跟踪报告》显示, 帆软已经超越了众多国际巨头, 在各大主流 BI 产品中以 13.76% 的市场占有率独占鳌头, 可以说是很懂中国用户使用习惯的 BI 厂商.
此外, 还有一些基础指标可以衡量 BI 产品是否符合企业需求.
其一, 目标受众. 这个 BI 工具是为 CEO, 人力, 财务, 销售还是 BI 专业人员服务的? 上手的难易程度如何? 是不是每天都要使用? 如果这个工具不能被最终用户接受和习惯, 那么无疑是失败的.
其二, 突出优点. 了解这个工具的特点和侧重点在哪里. 是否包含必备功能和你所需要的特定功能? 比如是否能串联不同业务系统, 破除数据孤岛? 是否能让业务人员针对不同场景和要求进行自主分析? 是否可以提供比较精准的数据权限管控方案? 是否可以提供比较好的可视化效果, 便于交互? 通过产品核心优势和企业关注需求的对比可以完成初步匹配.
其三, 技术适配. 需要明确 BI 支持哪些数据库, 支持哪些操作系统, 有哪些运行硬件要求. 用户要进行交互的话, 需要浏览器, 桌面应用程序还是服务器软件? BI 与公司当前或未来的信息化建设规划是否能保持较长时间的一致性? 这直接关系到 BI 落地的可用性.
其四, 定价. 这个比较好理解. 产品的定价如何, 是否符合预算, 如果超出预算但功能超过预期, 有没有可能选择这个工具.
CIO 观点:
对于 BI 工具的选择, 我们先对 BI 工具进行分类, BI 系统普遍分为两类: 第一类是简单应用, 进行报表分析和数据预警展现的; 第二类是进行数据融合治理, 业务数据重构集成, 数据分析与报表展现. 第一类适合大部分中小型企业, 企业的数据量一般, 业务体量一般, 业态少; 第二类就适合数据量庞大, 业务量大, 行业型大客户, 大型集团公司, 多业态多组织架构公司. 市面上的 BI 工具基本通过价格就可以区分, 第一类的 BI 工具都是轻量化, 敏捷性 BI 工具, 价格在 30 万以内, 企业的信息化管理人员可以通过培训独立建设维护的; 第二类的 BI 工具就较为复杂, 需要专业的或者专职岗位人员长期进行建设, 多为乙方长期配合, 价格也跟随项目而定, 30 万以上没有限制.
-- 刘先生(某企业 IT 主管)
BI 在数据分析与展示有很强大的说服力, 用这个展示给老板取得对相关系统建设的支持. 我觉得会比较重要. 否则你一大堆报告之类的根本无法打动老板, 你用一个可视化东西让老板能非常直观看到效果与管理重要性. 这个比费 N 多口舌都重要.
-- 邹建国(和佳医疗信息经理)
几点风险预警
项目实施避开生产高峰期. 有些企业的生产活动有比较明显的周期性, 因此做 BI 规划时要避开旺季, 因为在 BI 工具实施时会牵涉到比较多的基础数据的整理以及使用培训等, 会给用户造成很多困扰, 忙中出乱很容易导致系统风险, 也会增加用户的抵触情绪.
系统上线后也要做好持续规划. 要有措施能够确保之前制定的政策, 比如工作流程, 数据更新机制等等在后续的实际操作中得到一如既往地执行. 同时也要有前瞻性的做一些准备工作, 比如加强对新员工的培训, 来降低新老员工交替过程中对系统带来的负面损失.
CIO 观点:
BI 商业智能, 也就是作为决策支持系统去实施.
首先要公司实权领导人带头推动, 各部门协同支持.
第二先做数据管理, 公司的产品, 客户和内部流通的一些数据, 要提前做到规范标准精细, 建立数据仓库, 保证基础数据统一.
第三要提前进行人才储备, 需要业务人员和信息人员积极配合, 才能将技术和业务有效结合, 发挥系统的最大化功能.
第四就是选型要考虑价格预算, 后续的开发和维护等等. 总之要注意技术和管理的配合.
-- 井聪聪(安道设计 IT 主管)
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