OA 可以很小, 小到只能打卡;
OA 也可以很大, 大到把 ERP 和 SCM 都装进来.
OA 可以很简单, 简单到老板觉得不值一题;
OA 也可以很难, 难到 CIO 为梳理流程都要重新植次发.
前段时间, CIO & IT 经理精英汇微信群中就 OA 的几个常见问题做了如下讨论.
1, 几个人维护
咨询大佬们个问题, 目前公司 (150 人左右 ) 上了 NC crm 系统, 即将开始 OA 系统, 问下大家如何招人? 如何评估工作量 .... 求指教.
有人说: 在 OA 实施过程中, 工作量应该比较饱和, 需要人数也多. 实施完成后, 进入维护后, 工作量没有那么大, 一个人维护 NC,CRM,OA 应该没有问题.
也有人认为施工和维护可以外包, 上线后, 找个兼职负责维护就可以, 可以把成本降到最低. 不过出于安全考虑, 这种方法要慎用.
还有人认为 OA 的维护维护比较麻烦, 最好有专人从流程梳理就一直跟着, 后期维护才不至于出乱子.
一位大型企业 IT 负责人的经历甚至不在上述三种方案之内.
软件公司都是快速交付, 上线验收拿到钱就完事. 我们 OA 当时乙方两年前实施的流程, 已经全部作废了. 印章, 合同评审, 财务付款流程, 就几乎每个月都在改.
我们现在有三个人负责 OA, 维护组织人员基础信息的, 制作流程的, 另外一个人负责调研沟通业务的.
OA 实施最好还是交给自己人, 信息部骨干员工, 肯学习肯钻研公司主营业务的, 去做比较靠谱.
对于流程经常变动的大型企业, OA 确实需要一个小团队来维护.
还有一种情况也很常见, 就是流程虽然不经常变动, 却很复杂. 这种情况怎么减少维护成本呢? 那就是把流程梳理做清楚.
OA 就怕部门多, 每个部门意见不一致, 扯都扯不清. 我们当时也是, 开始各部门列出了一堆流程列表, 挨个评审, 对于线下扯不清的, 我坚决不让放入 OA 系统, 让他们扯清了再说.
2, 用什么账号
人员信息计划同步 AD, 这样靠谱吗?
对于 OA 的账号怎么设置, 不同的企业也有不同的策略.
-- 看情况吧, AD 里面都是办公人员账号, 现在 OA 基本都是全员的, 我们这里生产部门 100 多号人都不用电脑, 没有 AD 账号, 但是必须都用移动考勤和流程, 所以我们 OA 是单独一套账号, 就是每个人手机号 + 验证码或者密码.
-- 不用电脑的, 也给他创建 AD 账号, 干嘛要另外的单独一套账号呢? 只要要使用系统的, 都有 AD 账号.
之前我们连保洁阿姨都有 AD 账号, 很多人只有入职, 离职的时候要用系统走一下流程. 自动创建, 员工入职后有自动化的流程.
全部有 AD 账号, 比部分有 AD 账号, 维护的工作量要小.
-- 人员不建议同步 ad, 组织架构调整的时候你会后悔的.
im, 邮件和 OA 同步, 财务和 OA 系统同步. OA 的组织架构经常会调整, 不要给自己挖坑.
-- 我们想搞统一呢! 至少入, 离职的创建和删除 AD 账号可以系统自动完成, 不用人工去做.
总之, 认为 OA 账户与 AD 账号要不要同步的都有, 而且即使是相同选择的, 原因也不尽相同. 应该与组织的人数和系统复杂程度有关.
有位 CIO 提出应该以 EHR 为核心数据源, 同步 AD,OA,Mail 等. 这个方案获得了高度认可, 但也有例外.
我们当初规划时, 就想着 OA 从 EHR 自动同步组织人员档案, 减少信息部系统维护工作量 可是发现 HR 同事录入 ehr 信息不及时.
索性就 OA 还是信息部维护得了, 让人力有员工入职离职调动, 发个流程过来.
OA 流程涉及很多岗位, 职级, 部门管理角色等等, 让人力资源维护 OA 组织人员, 他们不清楚流程设计, 容易错.
我们 EHR 和 OA 都上线了, OA 完全独立由信息部维护, EHR 是人力资源的业务系统, OA 的人员晋升和异动, 流程审批完自动同步到 EHR 人员档案.
所以, 对于用什么账号这个问题, 回答就是要了解上述三种方案的利弊, 然后根据企业的现状, 实际问题, 具体分析.
3, 包括考勤打卡吗
考勤打卡是 EHR 内容, 但由于 OA 的泛化, 所以很多人事会认为打卡是 OA 的需求, 而且一般的 OA 系统也会有打卡的功能.
选择使用 OA 打卡, 可以做 OA 系统的考勤对接. 如果需要绑定门禁, 将门禁系统的数据库表导入到 OA 系统就可以了.
现在都流行移动考勤, 我们都是云之家手机移动打卡. 你要设置一个打卡区域, 一个圆点, 方圆多少米之内, 只要进入这个区域, 就可以打卡.
另外也可以使用钉钉或企业微信移动打卡. 还有好多是 Wi-Fi 打卡, 进入 Wi-Fi 范围就可以打卡了.
关于 OA 考勤的内容比较简单, 这里就不再赘述了.
欢迎加入 CIO & IT 经理精英汇 2 群讨论更多内容! 加群方法: 公众号 CIO 进化论中回复[社群] .
扫码查看更多 CIO 文章
来源: http://www.cioage.com/art/202001/609395.htm