做过项目管理的人都知道, 项目干系人是驱动项目前进的核心战斗力, 他们可以是个人, 群体或组织. 一个项目开展的如何, 是由项目干系人的执行力, 协作力, 管理能力等多方面因素构成. 因此, 对于项目干系人的管理, 也是项目管理里十分重要的一个学习课程. 在本篇文章中, 小编将教你使用 Edraw Project 来管理干系人.
(关于文中工具和图表, 有想获得全部 PPT 的, 可以加 QQ 群: 855868159, 自己去下载!)
专业的项目干系人管理工具
在对项目干系人进行管理的时候, 常常会面临几个问题:1是否能够按照任务属性分配合适的干系人?2如何计算干系人的成本?3如何评估干系人的处事效率? 而这些问题只需要一张甘特图结合几幅项目进度报告, 即可获知答案.
Edraw Project 是一款项目管理与甘特图绘制工具, 我们可以使用它用于管理项目干系人. 具体的操作如下:
1, 绘制甘特图
甘特图是项目管理中最为常用的一种图示, 它包含项目的名称, 起止时间, 任务周期, 干系人资源和进度条等内容. 根据具体的项目安排, 我们可以使用软件十分轻松地绘制出来.(如果并未下载软件, 可以点击这里下载 Edraw Project)
2, 添加干系人资源
干系人资源简称 "资源", 在 Edraw Project 软件里可以被添加也可以被修改.
在 "编辑资源" 选项里, 我们可以依次添加所有的干系人资源, 不论是人, 群体, 组织或是物料. 干系人资源自带的属性也可以录入到管理列表, 比如标准费率, 加班费率, 每次使用成本, 组别等等. 完成录入后, 点击 "OK" 即可保存退出.
所有的资源被编辑保存后, 我们就可以在甘特图里来勾选所需要的干系人资源. 在甘特图中选中空白 "资源", 再从有右侧栏勾选所需的资源即可.
3, 查看各类报告
Edraw Project 内置了多种资源报告, 通过查看 "顶级任务成本", 可以了解现阶段各任务的成本分布情况, 也便及时给出相应的对策; 通过查看 "资源工时", 可以了解现阶段各干系部门的工时情况. 总之, Edraw Project 能够很好地进行项目干系人的监控与管理.
市面上可用于项目管理的软件有很多, 但是像这样既可以管理干系人, 又可以绘制甘特图的软件, 唯 Edraw Project 最值得被大家使用.
项目干系人 (百度百科)
项目相关利益者, 是指积极参与项目, 或其利益会受到项目执行或完成情况影响的个人或组织.
项目干系人对项目的目的和结果施加影响.
项目管理团队必须识别项目干系人, 确定他们的需求和期望, 尽最大可能地管理与需求相关的影响, 以获得项目的成功.
项目干系人 (PMP 第五版)
识别能影响项目或者受项目影响的全部人员, 群体或者组织, 分析干系人对项目的期望和影响, 制定合适的管理策略来有效调动干系人参与项目决策和执行;
干系人管理还关注与干系人的持续沟通, 以便了解干系人的需要和期望, 解决实际发生的问题, 管理利益冲突, 促进干系人合理参与项目决策和活动.
把干系人满意度作为一个关键的项目目标来进行管理.
项目干系人管理应知应会四步法:
第一步: 识别干系人
识别项目干系人, 识别能影响项目决策, 活动或者结果的个人, 群体或组织, 以及被项目决策, 活动或者结果所影响的个人, 群体或组织, 并分析和记录他们的相关信息的过程. 这些信息包括他们的利益, 参与度, 相互依赖, 影响力及对项目成功的潜在影响等.
第二步: 规划干系人管理
规划干系人管理, 基于对干系人需求, 利益以及对项目成功的潜在影响的分析, 制定合适的管理策略, 以有效调动干系人参与整个项目生命周期的过程.
第三步: 管理干系人参与
规划干系人管理, 在整个项目生命周期中, 与干系人进行沟通和协作, 以满足其需要与期望, 解决实际出现的问题, 并促进干系人合理参与项目活动的过程.
沟通管理, 根据项目干系人分析的结果, 制定相应的沟通计划, 并予以执行.
第四步: 控制干系人参与
控制干系人参与: 全面监督项目干系人之间的关系, 调整策略和计划, 以调动干系人参与过程.
每个项目都有干系人, 他们受项目的积极或消极影响, 或者能对项目施加积极或者消极影响. 有些干系人影响项目的能力有限, 而有些干系人可能对项目及其期望结果有重大影响. 项目经理正确识别并合理管理干系人的能力, 能决定项目的成败.
问题管理: 对沟通过程发现的问题, 记录, 并采取行动进行解决.
建议: 将沟通计划和问题管理计划纳入到项目周工作计划或者项目月度 WBS 计划中, 进行跟踪管理, 避免遗漏和忘记.
《项目周工作计划》《项目 WBS 计划》
特别提醒: 项目干系人的特殊性和 7 大建议
1) 干系人的利益决定了他对项目消极还是积极;
2) 运用沟通技巧发现并尽量满足他的需求, 以便得到支持;
3) 干系人管理的核心是项目目标的完成, 其他均可妥协;
4) 尽量与干系人面对面沟通;
5) 脸皮厚点 - 培养自己的 "逆商";
6) 养成换位思考的习惯;
7) 客户与老板永远不要得罪
项目干系人的特殊性
懂的这些, 项目交付后, 是否可以较顺利的回尾款了?
来源: http://www.bubuko.com/infodetail-3065558.html