背景: 一个小团队为什么选择技术团队分散两地
我所在的团队 (奇志科技 http://meshkit.cn/ ) 是一个互联网技术初创型小团队, 团队目前 20 人左右. 人员随机主要分布在杭州, 深圳两地. 一个这么小的团队还分两个地方主要原因是人才招聘.
我们是一个新型, 小众, 初创的, 但是又对技术成员要求有比较高的团队. 这不是我们追求逼格, 只是我们的业务涉及到智能硬件, 一个解决方案后面涉及很多技术. 所以我们对技术人员除了基础扎实要求外, 还希望他有很强的学习能力, 并且有很强的自主积极性.
最开始的时候团队在广州, 后来因为业务发展招人的问题在广州短期内无法解决. 因此团队随后参考了互联网人才流动报告, 选择在杭州开辟一个分公司, 而深圳相比广州互联网人才也更有活力, 因此随后将技术团队迁到深圳.
在入驻两地后人才招聘上得到了解决, 也意外得到了其他的一些好处:
刚好我们目前的主要业务分布在珠三角和长三角(明年就要走向世界了), 在杭州, 深圳两地都有技术团队对于技术支持方便了不少.
我们和大疆是合作伙伴, 经常需要一起调试未发布的硬件和 SDK. 需要不少沟通, 在深圳有技术团队后某种程度上优化了和大疆的沟通效率.
文档多了, 要问的就少了
多整理文档.
文档多了, 很多事情的来龙去脉就能查到, 就不需要来一个人问一次, 解释一次. 提问的人可能是身边的同事, 也可能是产品, 也可能是市场运营. 一开始就把文档写好, 以后有这个问题的人都看这份文档就很清晰了, 也节约了解释的时间.
假设一个模块是 A 写的, 最清楚这个模块的人肯定是 A 了. 现在假设 A 把这个模块交接给了 B,A 选择传统的口炮交接方式, 想到哪说到哪. B 选择传统的看到哪想到哪交接方式, 既然你这么说那就是这样了. 然后自己看看模块, 如果刚好有疑问就问, 要是没有就这么过了. 毕竟不可能两个人坐在一起结对一行行看, 一行行提问. 那么当 A 交接给 B 的时候, 信息肯定是损失了一部分了. 这个时候如果这个模块交接 C, 或者 D 来问 B 模块的问题. 这中间都有信息的缺失和额外的时间投入. 当然还有时间遗忘曲线, 项目越久, 关于这个项目中的一些实现细节就会遗忘的越多. 这就是一个团队里需要沟通的一大部分内容: 我靠, 这是什么, 这个为什么是这样, 当时你为什么这么做. 得到的是低效的, 不准确的答复, 也有很大的概率就是你自己看看吧. 一顿操作后, 还是一无所知.
文档可以是什么? 可以是一个需求提出背景; 可以是需求的原型图, 交互图; 可以是一个模块的职责, 实现方式; 某个技术选型的背景; 某个技术在项目中的应用场景和使用方式; 可以是一个控件的设计思路. 在完成了一个阶段的工作后, 都应该考虑输出文档. 这不是一个附加的工作, 而是完成这份工作中要求的重要一环. 当你封装完一个模块, 要在写完对应的文档后才算是完成. 当你提出一个 bug, 写下这个 bug 产生的步骤原因, 这才是完成的提出了一个 bug. 那么这个 bug 不处理, 也需要解释什么原因放在这里. 让这些已经发生过, 未来还有人关心的事情有线索可查.
鼓励写文档的一个有效方式是在工作中就把写文档的时间算进去. 很多团队中这个功能开发时间两天, 两天后完成了接着做下一个功能, 哪来的心思时间写文档? 如果安排了时间, 在完成功能后自己记忆最清晰的时候把文档写出来. 自己也可以在写文档过程中进行一个总结, 对团队, 对个人都是一个有益的安排.
办公场景下的高效 IM:Slack
君欲善其事必先利其器, 既然需要在网上沟通, 大部分的文字沟通都是在 IM 上, 一个正确的 IM 工具就显得很重要了. 唯一的正确的选择就是 Slack.
微信还是算了, 首先聊天记录的限制就是一个大软肋. 一个新人加入后怎么看以前的聊天记录?
其次就是微信人一多就没法做管理了. 一个群里二十个人, 有两三个人针对一个问题讨论起来, 其他不相关的人信息流就被干扰了. 如果按照项目分群的话, 一个公司就会有太多的群.
还有一个重要的地方就是工作是工作, 生活是生活. 我们大部分在微信上进行着私人社交. 平时聊聊天玩玩还好, 在微信上有太多工作之外的事务.
更核心的原因是微信本来就不是针对办公场景设计的. 所以还是要选择针对办公场景的 IM.
Slack 付费后有一个屏幕共享的功能很好用, 远程过文档的时候很方便. QQ 视频共享的刷新率太低. Slack 唯一的缺点似乎就是网络的问题了, 需要全员有一个稳定的科学上网工具.
定期见面建立信任, 提高沟通积极性
人群的性格自然就有内向和外向. 我们也常常会看到一个人和你不熟悉的时候很腼腆, 熟悉了之后交流就变得积极了起来. 这是一个常见的情况. 在身边也常常会有刚入职的同事和其他同事不够熟悉, 很多疑问羞于开口主动沟通, 按照自己的猜测执行. 最后发现理解错了返工造成的时间浪费.
远程协作上这个问题就更明显了. 想象你突然被拉到一个群里, 群里十几个人都是网友, 里面大家都沟通的很欢. 你不知道他们在聊什么, 也不知道他们都是什么岗位的人. 这个时候你有疑问, 在这一群 "网友" 里, 你不清楚要找谁, 对方的友善度也很难猜测. 自己是个新人还是少打扰别人, 不要给别人一种事很多的印象.
人的感情真的很微妙, 要是在同一个空间共事过, 熟悉了之后信任就会显著增加. 在一个办公室里, 只是时间长短的问题, 慢一点的一个月也会熟悉了. 但是两地的人就没办法了, 所以一定要安排定期见面交流.
目前我们这里大概就是一个季度的里会有一次一周的出差. 在一个任务需要紧密协作的时候会安排在一起开发, 除了增加熟悉外也可以在一个任务里通过协作增加凝聚力. 团建也最好安排所有人一起.
在大家都熟悉之后, 也就能够更加大胆积极的进行沟通了.
提倡使用语音沟通
出于礼貌或者职业习惯大多数的沟通都会选择使用文字沟通. 但是如果是小范围内的讨论, 很容易发现语音的效率高太多了! 打字还是没有说话快, 并且语音的响应是实时的, 也可以更加直接的表达. 所以在发现三两句讲不清楚的时候就进入语音聊天吧. 这种情况多发生在具体任务执行过程中的遇到问题的交流.
很多团队都会要求每天发一下日报, 总结一下今天的工作. 我认为小组里还是语音沟通效果好一点, 虽然可能会多花一点时间. 因为这个过程里不仅可以互相了解格子的工作进度, 还可以交流遇到的问题. 同步整个团队的目标完成情况, 可以促进团队的凝聚力. 单纯发一段文字介绍今天的工作完成情况下效果还是差一点.
总结
距离一定会带来沟通效率的下降. 这是一个自然的结果. 有问题就应该考虑去解决, 去优化, 问题不会自己消失. 我们不应该回避, 无视这个问题, 而应该积极的思考应对如何提高异地团队的沟通协作效率. 不要假设对方都懂了, 和项目执行过程中的 "信任但核实" 异曲同工.
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